ORGANISATION
DE WEEKEND
D’INTÉGRATION

Réflexion sur le thème du WEI

Un WEI est un événement important pour les étudiants. Il permet d’intégrer la nouvelle promotion et de créer une cohésion au sein de l’école ou de l’Université. Ainsi, il est essentiel de bien réfléchir avant de s’impliquer dans l’organisation du week-end.

Le choix du thème est une étape importante. Il doit d’une part être adapté aux attentes des étudiants et d’autre part refléter leur détermination à apprendre et à grandir ensemble. Il est également important de déterminer les objectifs de votre week-end d’intégration : découvrir l’institution, créer et renforcer les liens entre anciens et nouveaux étudiants ou encore développer les liens sociaux.

Déterminer le budget et les moyens nécessaires

L’organisation d’un WEI implique des coûts financiers qui dépendent du lieu et des activités. Il faut aussi anticiper des frais mineurs (espaces loués, matériel fourni par l’enseignant ou encore évènement du BDE…). Une estimation relativement précise du budget nécessaire à la réalisation de ce projet est donc nécessaire pour compléter votre organisation tout en ayant une vision claire des moyens dont vous disposez.

Choix des lieux et des activités

Une fois que vous avez planifié votre thème et estimer le budget disponible, vous pouvez passer à la sélection des activités à organiser durant le WEI ainsi que des lieux appropriés pour accueillir ces derniers.

Trouver des lieux adaptés pour les activités

Les espaces disponibles peuvent influencer directement la qualité du WEI. Votre première étape consiste donc à rechercher différents endroits pour votre événement, que ce soit sur le campus ou en dehors. Si vous êtes autorisé à quitter le campus, vous pouvez toujours louer des salles adaptées dans un hôtel ou un restaurant.

Choisir des activités en fonction du thème

Une fois le thème et les objectifs définis, il faut choisir et organiser les différentes activités. N’hésitez pas à demander aux étudiants qui vont participer quelles sont leurs idées et préférences pour les activités à organiser durant ce WEI. Vous pourrez créer malgré tout une liste d’activités très diversifiée afin que chaque participant puisse trouver son bonheur durant ce week-end exceptionnel.

Organisation des week-end et sécurité

Le réussite d’un WEI ne se limite pas aux activités de jour; il est essentiel d’assurer une bonne organisation et une sécurité optimale pour les soirées ainsi que le bon déroulement général de l’évènement suivant les règles établies par l’administration.

Une attention particulière doit être apportée à la sécurité durant toute la durée du WEI. Il est important que toute la logistique et l’organisation reposent sur l’implication active du BDE et un personnel qualifié (professeurs, gardiens…). Des contrôles fréquents peuvent aussi être menés pour assurer que tout se passe bien et que chaque participant respecte strictement les règles établies par l’enseignant ou par le BDE.